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前回、ペーパーレス時のデータの保管場所について書いた。ペーパーレス時代への対応 データの保管場所今回はデータの保管方法について書いていく。前回同様、これが正解というわけではなく、一つの意見として頭の片隅に置いてもらえればと思う。

まずはルール決め

共有するデータを保管する際、どよのうに分類して保管するかというルール決めが大切である。自分一人だけであれば自分が分かればそれでいいが、複数人で共有する場合は各人が別々のルールで保管していくと、データを探す手間が増えて非効率的である。例えば、見積書であるにも関わらずファイル名を請求書としている人がいると、他の人がそのデータを使いたくても探し当てることが非常に難しくなる。
保管場所、分類方法、ファイル形式、ファイル名の付け方などのルールを決め、周知徹底を図る必要がある。

紙の資料をデジタルデータに変換

以前から保管している紙の資料や、FAXで送られてきた資料もデジタルデータ化しておけば、物理的な保管場所が必要無くなる。
データ化するにはスキャナが必要となる。スキャナにもいろいろあるが、フラットベッド型の物が主流だろうか。コンシューマ向けのプリンタはこのタイプのスキャナと一体となったものが多い。ビジネスタイプの複合機にもスキャン機能を搭載した物が多い。ビジネスタイプとなるとフラットベッド型でありながら、原稿自動送り機能を搭載している物が多い。
また、スキャナでデジタルデータ化する場合、PDFやJPG、PNG、TFFといったファイル形式で取り込む事が出来る。どのファイル形式で保管するのが最適なのかといったことも決めておいたほうが良いだろう。

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データ保管時の分類方法

データを保存する際、決められた場所に何も分類せず全てのデータを保存することはあまり無いと思う。データファイルが数個であればそれでも良いかもしれないが、ファイル数が増えればフォルダを使い分類しておくほうが作業効率は上がる。
この分類方法だが、保存場所の中に大分類、中分類、小分類とフォルダ作り使い分けていくことになる。できれば3階層、必要に応じて4階層に分類する。これ以上細かく分類する必要は無い。
分類の例として、1階層目の大分類は取引先別とし、2階層目の中分類は年度別に分ける、そして3階層目の小分類は月別として、月別に見積書や納品書といったデータファイルを保管すれば誰もが検索しやすい。毎月のファイル件数が多いのであればもう1階層増やして4階層とし、日別に分類しても良いだろうし、見積書や納品書といった項目別に分類しても良い。
これはあくまで一つの分類例であり、大分類を年度別、中分類を月別、小分類を項目別とすることも出来る。
一度決めて動き出すと変更するのは難しい部分なので、データを利用するメンバーでどのような分類方法にすると使い勝手が良いのか、じっくりと話し合って決めて欲しい。

見やすいビジュアルと最小限の人為的ミス

ただ単にフォルダで分類しただけでは、味気なく見辛いと感じることもあるだろう。また、データを間違った場所に保管してしまう人為的ミスもありえる。
そのようなことをカバーするためにファイリングソフトというものがある。多種多様なソフトがあり、価格も無料の物から5万円以上するものまで存在する。ビジュアル面や機能面で大きく違ってくるので、納得のいくものを探して欲しい。

おすすめのスキャナとファイリングソフト

自動送り機能のある複合機をお持ちであれば、読み込み画質に問題無ければそれを使えば良い。
スキャナは読み込みが早く、尚且つ綺麗に読み込めるものを選びたい。いくら読み込みが早くても、1枚ずつ原稿をセットする必要があるものは手間がかかる。その条件を満たすものとしてFujitsu ScanSnap iX500をおすすめする。自動送りが可能で両面同時読み込みができ、さらにWi-Fiでの接続が可能な機種はこの価格帯では他に無い。
そしてファイリングソフトだが、楽2ライブラリーシリーズが良いだろう。キャビネット、バインダー、インデックスと3階層に分類でき、ScanSnapとの連携も取れるので使い勝手が良い。キャビネットからバインダーを取り出し、インデックスの場所を開き、ページをめくるというアナログ感覚で使える。
スキャナはともかく、ファイリングソフトは必須アイテムというわけではない。無くても支障はないだろう。こういう物もあるんだなという程度に頭に入れておいてもらえればと思う。

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