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前回はペーパーレス時代への対応 データの保管方法、前々回はペーパーレス時代への対応 データの保管場所と書いてきたが、今回はデータの閲覧方法について書いていきた。これでペーパーレス時代への対応については最終回となる。今回もこれが正解というわけではなく、一つの意見として頭の片隅に置いてもらえればと思う。

効率良く作業を進めるデータ閲覧

データの共有の有無に関係なく、データ化した資料を閲覧するには、表示をするためのデバイスが必要となる。閲覧のみ出来れば良いというのであれば、データの保管場所によってはiPadなどで表示すればいいのだが、大抵の場合はデータを見ながら他の作業をすることになるだろう。PCの操作をしながら他のデバイスも操作するとなると手間が増える。表示するためのデバイスとして最も簡単に手間なく利用できるのは、やはりPCのディスプレイだろう。
PCのディスプレイを用いてデータを表示する場合、ノートPCやディスプレイサイズの小さいPCでは、ウィンドウを最大化しないと閲覧し辛い。ADOBE READERなどの表示アプリケーションと、Excelなどの作業アプリケーションのウィンドウを切り替えなければならないので、作業効率はかなり落ちる。ディスプレイサイズの大きいPCであれば並べて表示することが出来る。しかし、複数の資料データを同時に表示しながら作業をするとなるとかなり大きなディスプレイが必要となる。資料データの見やすさと作業効率を考えると、マルチディスプレイとするのが良いのではないだろうか。

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マルチディスプレイに適したPCとディスプレイ

まずディスプレイだが、21.5インチ~24インチのサイズで同じ機種の物を2~4台用意したい。理由は以下の通りだ。
これ以上小さいと解像度によっては文字が小さくて見辛く目が疲れる。これ以上大きいと物理的な圧迫感があり窮屈に感じる。
サイズや解像度の異なるディスプレイだと、ディスプレイ間でウィンドウの移動をしたとき、表示が急に大きくなったり小さくなったりして見辛い。
メーカーや機種が異なると、表示される色合いが変わるので違和感を感じる。色合いを合わせる手間がかかる。
ディスプレイの設置にはディスプレイアームを使うと、台座のスペースなどを気にせず自由なディスプレイ配置ができる。ただし台座を完全に外せるディスプレイを選ぶ必要がある。
PCは、家庭向けに多い本体とディスプレイが一体となったものは避けたい。理由はディスプレイの項目で述べたように、同一機種のディスプレイをそろえたい。それに、外部ディスプレイへの出力数が限られてくる。グラフィックボードの追加が出来るミニタワーやスリムタイプのものを選ぶと良いだろう。
ちなみに事務作業をするだけであればグラフィックボードは高価なものでなくて良い。
まず手始めに、同一機種のディスプレイを2台用意して使い勝手を実際に体感してもらうのが良いのではないだろうか。

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